社宅マイスターF.R

法人営業歴9年目。これまでに大小70社以上の企業と契約を行う。
自社分散管理からの集約や、自社管理からアウトソースへの移行、アウトソース先の切り替えに関する提案を得意としている。

課題解決事例 #002 社宅管理代行サービスの導入を検討中です。
業務をどの程度軽減できるのかと、
導入後のサポート体制を教えてください。

ご相談者様
総合建設業者
人事ご担当者様

人事部にて本社管轄分の社宅・管理運用を担当。全国支店管理分の借上社宅の本社集約化、社有社宅・一棟借上げ社宅の空室問題の改善を中期ミッションとしてもつ。

体制変更伴い、管理対象の社宅が10倍になるため、
社宅管理代行サービスの導入を検討しています。

あらゆる業務の効率化・可視化を目的とした事務センターを、
本社に設置することになりました。
全国の支店で行っていた社宅管理業務も、同センターに集約する予定です。

現在本社では、約100戸の社宅管理を行っていますが、
全国の社宅を集約させると約1,000戸となるため、
この機会に社宅管理代行サービスの導入を検討し始めました。

社宅マイスターF.R
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検討のイメージをお持ちいただくために、
費用対効果に関する概算資料を作成しました。

まず、イメージを持っていただくために、
概算の費用対効果資料を作成いたしました。
事務センターへの業務集約後に増加する具体的な業務と、
それに伴う業務時間を、他社事例をもとに算出しました。

社宅代行サービスを導入した場合、
どの程度の業務改善効果が得られるかもお見せします。

お手数をおかけしますが、業務の可視化のために、
ヒアリングにご協力いただけますでしょうか。

また、各支店の管理業務を可視化するために、
支店用のヒアリングシートを作成いたしました。
お手数ではございますが、各支店のご担当者様に回答をお願いできますでしょうか。

ヒアリングシートには、契約・解約・更新業務等の社宅実務に関する項目や、
物件斡旋ルールに関する項目をメインに設けております。

ご不明点は直接私宛にご連絡いただいて構いません。
ヒアリング完了後、再度具体的なご提案をさせていただきます。

ご相談者様
ご相談者様

"ローカルルール"の存在が判明しました。
こちらも併せて是正していきたいです。

各支店にヒアリングできました。
驚いたことに、会社の社宅規程は全国共通ですが、
各支店特有のローカルルールが数多くあることが分かりました。

福利厚生の格差が生じている可能性があるため、
今回の検討を機に相応しくないローカルルールも是正していきたいです

社宅マイスターF.R
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公平なルールを設けることで、
従業員様により良いサポートを提供します。

各支店のルールを確認したところ、
特に物件手配時のルールに大きな違いがあると判明しました。
とある支店では上限賃料を設けているにも関わらず、
上限を超過した賃料で契約を行っていることが散見されました。

しかし、弊社が調べた家賃相場と比較しますと、
そのエリアの家賃相場と上限賃料に乖離があったため、
上限賃料の見直しを推奨いたします。

また、支店ごとに原状回復費用の個人負担項目にもバラつきがあるようです。
弊社転貸スキームをご採用いただければ、
解約時の原状回復費用を固定経費化して運用できます。

これにより、業務改善効果があるのはもちろん、個人負担区分も明確化できます。
公平なルールを設けることにつながりますので、
ご担当者様・従業員様の双方にとって、より良いサポートが提供可能となります。

ご相談者様
ご相談者様

ご提案ありがとうございます。
マイナンバーについても、良い管理方法はありますか?

引き続き、ローカルルールの精査をサポートしていただけますと助かります。

今回、マイナンバーの管理も支店から事務センターへ集約することになりますが、
良い管理方法はないでしょうか。

社宅マイスターF.R
社宅マイスターF.R

ご安心ください。契約当事者は弊社になるため、
御社でのマイナンバー管理業務は無くなります。

今回、転貸スキームのご提案をメインに進めておりますが、
契約当事者は弊社になるため、
家賃支払調書をはじめマイナンバーの取得義務者は弊社となります。

したがって、御社による支払調書・マイナンバーの管理業務が不要になり、
管理リスク自体が無くなります。

既存物件の移管は代行スキームにて行う予定です。
こちらについても、高セキュリティー区画であるマイナンバー管理室にて、
全て内製で管理業務を行います。

これを機に、御社にとってより良い管理体制を実現していきましょう。

ご相談者様
ご相談者様

それはありがたいです。
導入後のサポートは、どのような体制でしょうか。

業務の軽減だけでなく、リスクからも解放されるのはありがたいです。

サービス導入後のサポート体制はいかがでしょうか。
こちらも大事な選定基準と考えておりますので、ご教示いただきたいです。

社宅マイスターF.R
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専属の営業担当を配置し、ソリューションのご提案など、
様々なサポートをさせていただきます。

まず、導入時に貴社専属の担当者を設けて、
大小数百項目の細かいヒアリングや運用フローの構築、
弊社オペレート部隊への落とし込みまで、しっかりサポートさせていただきます。

貴社に代わって社宅管理をさせていただきますので、
貴社にお手間を取らせないためにも、
導入工程で細かく判断・承認をいただくことはとても重要であると考えています。

導入後は、貴社専属の営業担当を2名配置します。
サービス導入企業数No.1だからこその豊富な実績、蓄積データを基に、
業務改善等のソリューション提案や制度コンサルテーションを含め、
幅広くサポートさせていただきます。

導入後も貴社のパートナーとして、ぜひ頼りにしてください。

貴社の課題も、ぜひ解決させてください。

社宅マイスターF.R

この事例の詳細を知りたい方や、
社宅管理業務の再構築にお悩みの方は、
ぜひ私にお問い合わせください。